A. Tugas PPID Unidha:

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Unidha memiliki tanggung jawab utama untuk merancang, mengorganisir, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan serta pengelolaan informasi dan dokumentasi di lingkungan Universitas Dharma Andalas. Tugas ini dilaksanakan dengan dukungan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pelaksana yang membantu dalam operasional sehari-hari. Secara lebih rinci, tugas PPID Unidha meliputi:

1. Merancang Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Informasi

Menyusun kebijakan, prosedur, dan pedoman teknis terkait pengelolaan informasi publik di Unidha, yang mencakup tata cara pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan pendistribusian informasi kepada publik.

2. Mengorganisir Pelayanan Informasi

Mengatur dan mengkoordinasikan unit kerja terkait di Unidha untuk memastikan kelancaran alur pengelolaan dan pelayanan informasi publik. PPID mengorganisir sumber daya manusia, teknologi, dan proses untuk mendukung keterbukaan informasi.

3. Melaksanakan Pelayanan Informasi

Menjalankan kegiatan pelayanan informasi dengan menyediakan akses informasi kepada publik sesuai permohonan yang diajukan. PPID bertugas memberikan layanan informasi yang transparan, cepat, dan akurat, baik secara daring maupun luring.

4. Mengawasi Pelaksanaan Pengelolaan Informasi

Melakukan pengawasan terhadap seluruh proses pengelolaan informasi di Unidha untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku dan menjaga kualitas informasi yang disediakan.

5. Mengevaluasi Pelaksanaan Pelayanan Informasi

Mengevaluasi kinerja layanan informasi secara berkala untuk mengidentifikasi kendala, menyusun rekomendasi perbaikan, dan memastikan peningkatan kualitas pelayanan secara berkelanjutan.

B. Fungsi PPID Unidha:

PPID Unidha menjalankan fungsi-fungsi berikut sebagai bagian dari tanggung jawab pengelolaan informasi publik:

1. Mengumpulkan Informasi Publik di Seluruh Wilayah Universitas Dharma Andalas

PPID mengumpulkan informasi yang relevan dari seluruh unit kerja di lingkungan Unidha, termasuk data akademik, kegiatan, kebijakan, serta laporan keuangan dan non-keuangan lainnya yang perlu diakses oleh publik.

2. Menyampaikan Informasi Publik yang Diperoleh dari Berbagai Unit Kerja di Lingkungan Universitas Dharma Andalas

Menyediakan dan menyampaikan informasi yang telah dikumpulkan kepada masyarakat, baik melalui portal PPID, website resmi universitas, maupun media komunikasi lainnya, sehingga informasi dapat diakses dengan mudah dan cepat.

3. Melakukan Uji Informasi Publik untuk Menentukan Kategori Informasi yang Dikecualikan

PPID bertugas melakukan verifikasi dan uji konsekuensi terhadap informasi publik untuk menentukan kategori informasi yang boleh dibuka atau yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, seperti informasi yang bersifat rahasia atau berpotensi merugikan kepentingan umum.

4. Menyediakan dan Memberikan Layanan Informasi Publik secara Terbuka

PPID menyediakan layanan informasi yang transparan kepada masyarakat, menjamin bahwa informasi yang diberikan mudah diakses dan dapat dimanfaatkan untuk kepentingan publik sesuai hak-hak yang diatur dalam UU Keterbukaan Informasi Publik.

5. Menangani Penyelesaian Sengketa Terkait dengan Pelayanan Informasi

PPID berperan dalam menangani sengketa informasi yang muncul, baik berupa keberatan dari pemohon informasi yang merasa tidak puas dengan layanan yang diberikan, maupun penyelesaian sengketa dengan pihak eksternal seperti Komisi Informasi. PPID Unidha berusaha untuk menyelesaikan sengketa dengan cara mediasi dan solusi terbaik sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Melalui pelaksanaan tugas dan fungsi ini, PPID Unidha berperan penting dalam mewujudkan transparansi dan akuntabilitas universitas dalam pengelolaan informasi publik, serta memastikan bahwa masyarakat dapat mengakses informasi yang dibutuhkan dengan mudah, cepat, dan tepat.